Як і чому у мене не вийшло впровадити метод Яни Франк книги «Муза і чудовисько» з першого разу

3

Одержимість «управлінням часом» — це така ж одержимість, як одержимість саморозвитком, бігом, здоровим харчуванням, схудненням, розвитком…

Моя особиста думка, яка зовсім не претендує на істину, полягає в тому, що одержимість тайм-менеджментом і мода на те, щоб усе встигати, пов’язана з усвідомленням і переварюванням страху смерті. Нам хочеться зробити хвилинки та години, які відведено нам природою, максимально корисними. Зрубати дерево, зруйнувати будинок, виховати доньку. ©

Автор: Марія Агібалова

https://www.facebook.com/maria.aghibalova

Про себе: маркетолог і копірайтер, організатор численних конференцій і семінарів з маркетингу

На старті кар’єри я приділяла саморозвитку так само багато часу, як і зараз. В офісній бібліотеці я прочитала кілька книг з тайм-менеджменту: Гліб Архангельський «Тайм-драйв», сумне та нудне введення в GTD і книги «Муза і чудовисько» Яни Франк. GTD тоді не зачепила мене, так як підручник був дійсно похмурим. Тайм-драйв був про примус робити потрібні справи є жаб по частинах, я взяла собі за правило жаби (є жабу на сніданок, тобто робити одне неприємне дрібна справа в день прямо з ранку).

Книга Яни Франк викликала у мене величезний трепет і збудження, тому що я не розуміла, про що там, і не могла собі в цьому зізнатися. Я повела щоденник пару тижнів і кинула, так як ніколи не була здатна на повторювані безглузді дії.

Через 4 роки переживши емоційне вигорання і втративши майже на півроку здатність працювати, я згадала про книгу Яни Франк. Я нарешті зрозуміла, про що говорила Яна, і її система здалася мені відмінним способом організувати творчі нелінійні задачі. Я перечитала книжку Яни ще раз, перший раз, щоб нагадати собі про що там, а другий — зупиняючись майже на тиждень між главами, щоб реально впровадити те, що там написано.

Чому система не прижилася у мене в перший раз?

По-перше, я не бачила сенсу у відпочинку і не розуміла, що це таке. За внутрішнім психологічним причин я занадто сильно не напружувалася, бо сильно і не відпочивала, бо «втома», «необхідність робити перерви» були мені невідомі. А в реальності я особливо не «викладалася на повну», а якщо і робила це, захищаючи диплом або проводячи важливий івент, то після цього хворіла чи довго відпочивала і приходила в себе.

По-друге, я йшла до зовнішніх цілей, не зіставляючи їх зі своїми внутрішніми цілями. Інакше кажучи, продаж 100% квитків на конференцію, вимитий посуд, написана стаття або прасування спідниця була потрібна комусь в зовнішньому світі, а мені потрібна була похвала, заохочення і зарплата від цих самих людей з зовнішнього світу, а ніяк не зроблена завдання і її результати.

По-третє, я не розуміла, як можна працювати над великою завданням всього 45 хвилин, а над маленькою аж 15 хвилин. Декомпозиція задач ще була мені невідома, я воліла робити одну велику задачу не відриваючись кілька годин, а потім просто тупити в монітор, роблячи дрібні завдання типу «огляд преси». Та й робота не вимагала від мене якості на кінець моїх сил. У мене були труднощі з плануванням ресурсів, щоб отримати однакову якість роботи. У презентації нерідко міг бути один геніальний слайд і відверто прохідні всі інші.

По-четверте, у мене не виходило планувати так зване «Час стоматолога». З плану дні потрібно сміливо викидати час на дорогу і час зустрічі. Ви приходите до стоматолога, у вас в роті колупаються 2 години і весь цей час ви не можете ні говорити, ні писати, ні думати про щось. А після цього самопочуття настільки огидне, що можна тільки лежати і ні про що не думати. Так от, «Час стоматолога» потрібно ідентифікувати, викреслити зі свого розкладу і забути про нього. Планувати те, що залишилося, і по можливості скорочувати Час стоматолога» до мінімуму. Розумно вибудовуючи логістику переміщень по місту, поєднуючи рутини домашніх і робочих справ.

Ревізія смислів перед впровадженням [будь] системи тайм-менеджменту

Книга Яни Франк підходить для дорослих свідомих людей, які самі склали список справ, прийняли і зрозуміли цілі, до яких веде «сделывание» цих справ, і самі розставили пріоритети між цілями. І люди ці, в принципі, прагнуть до щастя і до комфорту, а не до постійним стражданням.

Ця система не підходить для тих, хто не готовий покращувати своє життя, хто не готовий жити усвідомлено і для тих, хто виконує зовнішні цілі, тобто робити те, що потрібно іншим, а не йому самому. Дуже багато уваги в книзі приділено того, щоб зрозуміти, що ми не робимо з-за того, що ми ненавидимо і про те, як поліпшити ситуацію. Дуже багато Яна говорить про вибір, про расставлении пріоритетів у своєму житті. Пріоритетів як повсякденних, так і стратегічних. Яна не пропонує миритися з речами, які ти не можеш прийняти.

У мене немає такого досвіду, але якщо ви прокрастинируете, тому що ненавидите ці завдання, цю роботу і людей, з якими вам доводиться її робити — тут потрібен не тайм-менеджмент, а психотерапевт або хороший психолог.

Для того, щоб планувати своє життя і впроваджувати якусь систему, а особливо цю, мені потрібно було зрозуміти, хто я, до чого прагну, про що мрію і чого хочу досягти. І під це мені потрібно було планувати, і якщо цілі не ясні, 100% часу присвятити їх з’ясування, чи організації стану, в якому комфортно чекати відповідних обставин. І вже під цей план підлаштовувати свої реальні ресурси. Раніше цього не варто вплутуватися в довгострокові проекти через їх зовнішньої привабливості або вигоди або престижу або чого завгодно.

Тому що всі безцільні і не пов’язані з внутрішніми завданнями мети я або провалила, або вони коштували мені здоров’я і приємного емоційного стану.

Система тайм-менеджменту не впроваджується, якщо немає внутрішнього прийняття та згоди на ту роботу, яку потрібно зробити.

Чим ми управляємо насправді: часом та ресурсами?

Основна думка Яни полягає в тому, що ми управляємо часом не в чистому вигляді, а нашій продуктивністю в цей час. Що є ресурси, такі як сила, здоров’я, гроші і для того, щоб зробити якийсь обсяг завдань, нам потрібно витратити ці ресурси.

Якщо виходити за межі цієї книги і почитати про мотивацію й енергію, то можна сказати, що частина нашої повсякденної діяльності наповнює нас енергією, а частина — витрачає її. Яна рекомендує з’ясувати для себе саме ресурсне час, зрозуміти скільки і чого ми можемо зробити в одиницю часу, і виходячи з цього планувати.

І з цієї думки виходять цілих дві:

1) Ресурси скінченні і обмежені. Це означає, що завжди потрібно від чогось відмовлятися, щось робити по-перше, що у друге. І найважливіше — знати, на що скільки ресурсів йде. Реально, а не у наших фантазіях. Тобто реально моніторити, скільки часу йде на те чи інше і планувати виходячи з того, що ми ХОЧЕМО зробити і що ми МОЖЕМО зробити.


2) Перфекціонізм не має сенсу. Можна мріяти про книгу з 300 ілюстраціями, але ресурси є тільки на 50. Потрібно не плакати чи зґвалтувати себе, а флексить по системі Бюро Горбунова, тобто зменшувати кількість зробленого, але не відмовлятися від вирішення завдання, заради якої ми все це затіяли. Є достатній мінімум ресурсів, йому і треба дотримуватися, не жертвуючи якістю. Якщо результат, який ми можемо отримати, використавши ті ресурси, що у нас є — незадовільний, то не варто взагалі витрачати його на цю задачу.

Тому впровадження методу Яни схоже на експеримент, перший етап якого — спостереження. Ми просто моніторимо, скільки часу на що йде без оцінок або спроб щось змінити. Мета — знайти втрачені хвилини і години, тобто такі, в які ми не можемо сказати, чим займалися.

Що таке творча робота насправді?

Багатьох людей, яким може бути дуже корисна ця книга, відлякає приставка «для творчих людей» і це може призвести до оманам.

Ця книга для тих, хто працює над однією і тією ж монументальної завданням і завжди знає, що йому робити, але не може викроїти час. Або для тих, у чиїй роботі потрібно щось вигадувати, будь то ідеї для презентацій, статті, продукти. Загалом, для тих, кому потрібно подумати головою і породити щось нове — від системи вентиляції до нового креслення.

Ця книга для тих, хто знає, чим займеться, якщо час і настрій співпадуть.

Що таке «невидимі завдання»?

Важлива думка, на яку наводить Яна, це те, що, кажучи «бажаю помалювати», ми за фактом актуалізуємо ще й завдання «розкласти все для малювання», «помити кисті», «прибрати після». Є невидимі завдання-рутини, які ми ненавидимо, або завдання, про які ми навіть не підозрювали, що їх потрібно буде зробити, поки не взялися за роботу.

Наприклад, роблячи таке завдання, як виготовлення подовжувача, мало хто планує завдання «прибрати інструменти» та «підмести за собою сміття».

Яна пропонує поєднувати схожі рутини, але мало говорить про те, що всю роботу потрібно починати з запуску автономних процесів і озадачивания інших людей, якщо від вашої роботи залежить їх робота. Я думаю, це тому, що кожен сам індивідуально для себе може визначити, які справи йому робити послідовно. Але в сенсі пошуку «задач-лонгальеров» корисно зворотне планування, в якому нам пропонується розмотати клубок і зрозуміти, що впливає на нашу роботу і які завдання потрібно зробити ПЕРЕД тим як приступати до задачі. На простому прикладі сайту це може бути покупка домену і вибір хостингу.

Приклад з моєї практики:

Тут я хочу передати привіт усім, хто хоч раз в житті робив сайт 🙂 Завдання «зробити сайт» не існує. Є завдання розробити весь контент, а ось сформувати оболонку для нього — швидка і очевидна завдання на 2-3 тижні. Якщо б ми нормально декомпозировали цю задачу всякий раз разом з клієнтом, не було б стільки болю у клієнтів, стільки просраных дедлайнів, що розорилися веб-студій і негативу в світі.

Тому що в процесі ми б жертвували ілюстраціями в блозі, тому що немає у клієнта грошей на унікальну картинку до кожного посту, а у копірайтера мізків придумати оригінальну ілюстрацію, немає у компанії ресурсів фоткати весь колектив професійно…

Під час діставати і декомпозировать невидимі завдання, регулярні рутини і завдання, які не залежать від конкретного виконавця — це важлива магія тайм-менеджменту.

Іноді 100% часу сжирается ось такими невидимими завданнями, і ні ресурсів, ні часу не вистачає на ті заповітні 5% творчої роботи, які перетворюють свинець у золото. І ми прокидаємося, оточені сирими недоробками, які не приносять результату, і не можемо зрозуміти, що ж ми робили все це час.

Кому насправді належить ваш час?

Ця книга ще й про те, кому належить ваш час. Якщо ваш час постійно крадуть спонтанні завдання, перекладають на вас відповідальність колеги, які ставлять перед фактом домашні і діти, невизначеність і повідомлення в усіх месенджерах, а ваша робота — це постійні зустрічі з іншими людьми і спілкування з ними, а в перерві від цього всього ви в такому шоці, що вас вистачає тільки на перегортання стрічки в соцмережі і написання обурених лонгридов в фейсбук… Ніяка система тайм-менеджменту не допоможе.

Ввічлива і делікатна Яна приділяє цілу главу того, що будь-яка пожежа чекає 15 або 45 хвилин, принаймні в роботі офісного планктону, яким більшість з нас є. І що коли настане справжня катастрофа, інформація про неї дійде до вас крізь вимкнений телефон, зачинені двері, відключений месенджер. А все інше може почекати, поки ви, нарешті, попрацюєте.

З свого досвіду впровадження цієї системи можу сказати, що для того, щоб планувати час, потрібно відняти його у всіх, хто його забрав, і розпорядитися їм згідно зі своїми цілями. Ви не зобов’язані брати трубку, коли вам дзвонять, відповідати на повідомлення, якщо вам пишуть. Ви маєте повне право вирішувати, чи хочете ви зараз розмовляти з ким завгодно в цьому світі, включаючи президента США, Господа Бога і Санта-Клауса, або вам важливо нарешті дописати статтю в блозі, дошити комір сукні або закінчити верстку особистого сайту.

Є безліч способів відібрати час: множити ремонт на 2 рази при плануванні, закладати трохи більше часу, скорочувати надмірна функціонал… Робити тільки те, що важливо насправді, вносити мінімальні зміни, швидше погоджувати і швидше приймати рішення…

Але найпростіший спосіб це зробити — виключити зі свого життя зайве спілкування і безвідповідальних людей, а якщо вам пощастило мати з такими справу і ви не можете їх організувати, перестати отримувати зарплату за одного, а робити роботу за десять осіб.

Іншими словами перестати служити зовнішнім усвідомленим цілям і почати служити внутрішнім, які ми самі вибрали. Як тільки я наочно побачила, чого мені стоять вартові розмови з друзями по телефону — перестала брати трубку в робочий час. Мої друзі знають, що мене неможливо виловити «просто потусити». Для спілкування повинна бути зрозуміла мета, тема і обмін емоційними погладжуваннями будується навколо неї.

Важлива ремарка: метод Яни не про те, щоб як робот робити тільки суспільно важливі справи або роботу. Яна говорить про те, що нерідко ми мало мотивовані або втомлений тому, що в суєті на відпочинок немає часу точно також, як і на роботу. Ми не можемо виділити час на дурниці, на посиденьки з друзями, на гарячу ванну, повну піни, або на хобі саме тому, що як же так, важливі справи не зроблені. Тому Яна рекомендує вписати одне з супер важливих справ відпочинку в розклад, як тільки воно владнається. Зі свого боку можу сказати, що це свого роду нагорода за впровадження системи управління часом.

Ще раз про те, кому, як навіщо і для кого метод Яни Франк:

  • Метод Яни підходить тим, хто хоче добровільно, а не через насильство над собою йти до своїх цілей.
  • Метод Яни підходить тим, хто знає свої цілі або працює над тим, щоб їх знайти.
  • Метод Яни про визначення та розподіл ресурсів, а не тільки часу.
  • Метод Яни про те, щоб відокремити головне від другорядного в своїх цілях, і про те, щоб прийняти неминучі рутини свого життя і робити їх.
  • Метод Яни Франк варто пробувати, якщо ви хочете внести порядок у своє життя.

    Залишити коментар Скасувати відповідь

    Ваш e-mail не буде опублікований. Обов’язкові поля позначені *

    Коментар

    Ім’я *

    E-mail *

    Сайт

    Популярні статті

    • 55 відмінних цитат про книгах і читанні 19 953 views
    • Найпопулярніші книги 2017 7 582 views
    • 6 відмінних фільмів про книгах 5 782 views
    • День народження kniga.biz.ua. 13 років. Знижки до -60% 5 082 views

    Календар бізнес-івентів